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Publié le 15 février 2015

Communiquer par email avec CIC : ce qu’il faut savoir

Jusqu’à présent, la grande majorité des dossiers d’immigration était envoyée par la poste et les communications échangées avec Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) étaient elles aussi acheminées par voie postale. 

Depuis 2012, CIC modernise la façon dont les dossiers sont traités et voit ainsi augmenter le nombre de candidatures téléchargées en ligne. Actuellement, un certain nombre de dossiers peut être envoyé à CIC directement par email, notamment les demandes de permis d’études, de visas de touriste ou encore les dossiers de Supervisas. 

Face à ce nouveau mode de traitement des dossiers, c’est par courriel que les agents communiquent le plus souvent avec les candidats à l’immigration au Canada (temporaire ou permanente). En effet, les agents des visas font fréquemment parvenir aux candidats des courriels qui contiennent des informations importantes en rapport avec leur dossier et bien souvent, stipulent une date limite pour le rendu de certains documents complémentaires et nécessaires à la finalisation du dossier en question. 

C’est sans surprise que nous savons que beaucoup de courriels envoyés par CIC à des candidats n’ont jamais été réceptionnés/ouverts par ces derniers. Dans de pareils cas, CIC et la Cour Fédérale du Canada ont eu à déterminer quelles procédures pouvaient être considérées comme « justes » lorsque le candidat ne parvient pas à répondre à la date d’échéance de soumission de documents demandés par CIC ; quand ce dernier prétend n’avoir jamais reçu l’email en question.

Décider comment communiquer : c’est votre choix

Sachez que CIC ne communiquera avec vous par courriel que dans les trois cas de figure suivants : vous avez soumis un dossier d’immigration complet qui contient votre adresse courriel ; vous avez signé un formulaire où figure l’adresse courriel de votre Représentant en Immigration (Consultant Réglementé en Immigration Canadienne ou Avocat) ; vous avez été le premier à initier une communication avec CIC. 

Cependant, saviez-vous que vous avez le droit de demander à CIC de ne communiquer avec vous que par voie postale ? 

Alors si les correspondances par courriel d’une aussi grande importance vous rendent inconfortables ou anxieux, vous savez désormais qu’il est possible de faire cette requête auprès de CIC. 

Emails non reçus : ce qu’il faut comprendre

Des documents vous ont été demandés avant une certaine date et vous n’avez pas pu les soumettre car vous n’avez jamais reçu l’email de CIC ? 

Sachez que vous (ou votre Représentant en Immigration) demeurez responsable des emails dont l’envoi peut être prouvé par CIC, même s’ils n’ont pas été délivrés/reçus. Lorsqu’un message a correctement été envoyé par un agent d’immigration à une adresse (email inclus) qui a été fournie par un candidat et qui ne contient aucune indication démontrant que la communication a échoué (par exemple, réception par CIC d’un message tel que : « échec de l’envoi » ou « message non délivré »…), le fardeau de la preuve repose entièrement sur les épaules du candidat… 

En d’autres termes, si l’agent d’immigration est en mesure de prouver que l’email a été envoyé à la bonne adresse, alors peu importe si ce courriel est tombé dans vos pourriels/spams ou ne vous est jamais parvenu. Vous restez responsable du non-respect de la date butoir de remise des documents manquants/complémentaires.

Comment réduire les risques ?

D’une manière générale, les communications effectuées avec CIC par courriel sont préférables car elles ont beaucoup plus rapides que celles envoyées par le traditionnel courrier postal. Néanmoins, puisque le risque de non-réception repose sur vous, vous devriez faire attention et vous assurer que ces courriels ne se retrouvent pas dans vos pourriels. Pour cela, prenez l’habitude de vérifier votre corbeille (emails non désirés) et vos filtres spams qui pourraient contenir des correspondances de CIC. 

Dès que vous avez reçu un courriel de CIC, il est conseillé de le mettre en évidence comme étant un « destinataire préféré » afin que tous les prochains emails ne s’en aillent pas directement dans les pourriels ou dans vos spams. 

Enfin, il est aussi extrêmement important d’informer CIC dans les plus brefs délais si votre situation personnelle venait à changer mais aussi en cas de modifications de vos contacts personnels (adresse postale et courriel). 

La demande de reconsidération : pensez-y !

Malgré l’efficacité et les prouesses de la technologie d’aujourd’hui, rien ne garantit qu’un courriel envoyé ne puisse tout de même se perdre et ne jamais parvenir à son destinataire. Habituellement, CIC est très flexible et n’hésite pas à renvoyer plusieurs courriels de relance bien que cette initiative puisse varier d’un agent des visas à l’autre. 

C’est pourquoi, les candidats dont les dossiers ont été refusés pour non-respect d’une date d’échéance -donnée dans un courriel qu’ils n’ont jamais reçu- devraient sans tarder contacter CIC, fournir les documents requis et déposer une demande de reconsidération. En effet, la Cour Fédérale a affirmé que dans de telles circonstances, il serait injuste et déloyal de la part de CIC de procéder à une simple fermeture du dossier, qui obligerait alors le candidat à repayer des frais de traitement de dossier ou même pire, à resoumettre un dossier au complet et faire de nouveau face à un stress et à des délais parfois très longs, simplement à cause d’un email non reçu… 

*Le genre masculin est utilisé dans cet article sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le 16 Février 2015 

Danielle ELLEOUET – Rédactrice- Consultante Réglementée en Immigration Canadienne Immigrer au Canada: www.step-in-canada.com  Email: info@step-in-canada.com Skype: step-in-canada Retrouvez tous nos articles sur notre page Facebook

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Auteur : Step-In-Canada

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